隨著國內(nèi)物業(yè)行業(yè)的蓬勃發(fā)展，市場中涌現(xiàn)越來越多的中小型物業(yè)管理企業(yè)，然而受行業(yè)發(fā)展時間短的影響，物業(yè)管理企業(yè)的信息化發(fā)展較其他行業(yè)相對較晚，這與服務對象對其高素質的管理水平形成鮮明反差，因此，如何更加規(guī)范、及時、有效地管理物業(yè)企業(yè)日常的工作成為目前物業(yè)企業(yè)管理層的首要任務。

信息化發(fā)展遭遇難題

縱觀我國物業(yè)企業(yè)信息化發(fā)展歷程，可以發(fā)現(xiàn)它主要分為四個階段：第一階段：創(chuàng)立期。八十年代初至九十年代初期，組織架構的建立與業(yè)務流程的建立，引入電腦及簡單辦公軟件的使用；第二階段：規(guī)范期。九十年代初至九十年代中后期，規(guī)范內(nèi)部管理及實施ISO9000體系，客戶檔案的管理及收費管理業(yè)務軟件的普及；第三階段：集團化。九十年代中后期至今，全國各地房地產(chǎn)市場的快速升溫，促使物業(yè)企業(yè)的集團化發(fā)展，物業(yè)企業(yè)對信息化需求呈現(xiàn)多元化、精細化，以客戶為中心的服務理念開始迅速普及；第四階段：經(jīng)營化。2000年至今，隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展，全國一線城市的商業(yè)地產(chǎn)項目數(shù)量急劇增長，國內(nèi)物業(yè)企業(yè)學習到國外優(yōu)秀物業(yè)顧問公司的經(jīng)驗，每年的不動產(chǎn)經(jīng)營收益持續(xù)增長，要求信息化系統(tǒng)能夠強而有力地支持物業(yè)企業(yè)的對外擴張。

對信息化發(fā)展正處于第四階段的中國物業(yè)企業(yè)而言，面對巨大的市場需求以及競爭壓力，現(xiàn)代物業(yè)企業(yè)信息化該如何建設成為制約物業(yè)企業(yè)對內(nèi)集中管理和對外快速發(fā)展的難題之一。

首先，物業(yè)企業(yè)要先弄清楚企業(yè)信息化的定位及目標，要與企業(yè)現(xiàn)階段及未來發(fā)展方向相結合，把握好要點及主要思路，明確未來企業(yè)的戰(zhàn)略目標，對關鍵業(yè)務需求的詳細分析找出適合企業(yè)自身實際情況的IT解決方案，整合IT解決方案進行關鍵業(yè)務流程整合，打造適合企業(yè)的管控模式，不能盲目脫離企業(yè)實際情況，最終導致信息化效果不理想等問題的出現(xiàn)。

其次，物業(yè)企業(yè)要認清并走出傳統(tǒng)ERP管理系統(tǒng)的誤區(qū)，隨著科技的不斷進步，物業(yè)企業(yè)所管轄的項目從樓宇數(shù)控到節(jié)能設備等智能化程度越來越高，物業(yè)企業(yè)所需要的信息化解決方案不在局限于以往大型企業(yè)中所用到的ERP管理系統(tǒng)，而應根據(jù)集團型物業(yè)企業(yè)下屬不同項目業(yè)態(tài)的特點有機地整合起ERP系統(tǒng)、OA系統(tǒng)、財務系統(tǒng)、HR系統(tǒng)、樓宇數(shù)控系統(tǒng)、PDA無線系統(tǒng)、短信系統(tǒng)、門戶網(wǎng)站及數(shù)字化社區(qū)。從而真正達到物業(yè)企業(yè)對人、財、物的真正有效管控。

第三，物業(yè)企業(yè)內(nèi)部各部門與各崗位的協(xié)作關系，管理層要對信息化項目足夠重視給予支持并幫助推進；對系統(tǒng)功能優(yōu)先級的把控；對各部門工作配合程度的敦促與檢查。業(yè)務部門要完善管理制度的配套建設；優(yōu)化本部門的需求理解；完善基礎數(shù)據(jù)的梳理與準備。IT部門要學習其它企業(yè)信息化建設的經(jīng)驗及教訓；建立相關的技術團隊來為信息化系統(tǒng)后期的運轉保駕護航；重視對軟件系統(tǒng)的學習及相關培訓。

信息化多面提升企業(yè)價值

物業(yè)管理行業(yè)發(fā)展的時間較短，物業(yè)管理企業(yè)的信息化發(fā)展較其他行業(yè)也相對較晚，但是其管理的高檔寫字樓的配套設備設施技術含量高，其必然要求企業(yè)的管理水平高，而現(xiàn)有的信息化水平遠遠不能滿足客戶的需求。

物業(yè)管理企業(yè)充分意識到了這些問題，在不斷擴大業(yè)務的同時，更是加大對于信息化方面的投入。在很大程度程度上我們可以說，信息化應用狀況直接影響著一個物業(yè)公司的服務水平及品牌認知度。

舉例來說，北京某物業(yè)管理公司在二十世紀末期管理著近200多萬平方米的經(jīng)濟適用房，經(jīng)過六年的發(fā)展，擴張到現(xiàn)在的近千萬平方米的面積，管理樓盤的類型包括了商品房、寫字樓、酒店、學校、行政辦公樓等，員工數(shù)量增長了近十倍、資本擁有量也急劇上升、業(yè)戶對企業(yè)的服務水平要求也日益提高。面對公司內(nèi)部管理和外部需求變化，公司在信息化方面投入了大量的人力和物力，下面簡要介紹該公司的信息化發(fā)展狀況和信息化在提升公司管理水平的作用。

該公司的信息化水平體現(xiàn)在公司建立了公司內(nèi)部管理系統(tǒng)和服務信息平臺。在公司內(nèi)部，建立了OA辦公自動化、財務管理、人事管理、檔案管理等系統(tǒng)，形成了管理信息網(wǎng)絡化的雛形。經(jīng)過較長時間的運作，取得了較好的成效。

在公司內(nèi)部的管理系統(tǒng)中，比較突出的是體現(xiàn)公司財務信息系統(tǒng)的運行上。首先是公司自行開發(fā)了適合本公司的財務管理軟件，在公司運作初期，曾經(jīng)使用過市場上銷售的集成財務軟件，運行中發(fā)現(xiàn)存在一系列的問題，不能滿足公司財務管理的需要。這樣，公司財務部組織內(nèi)部人員依據(jù)企業(yè)的現(xiàn)狀，開發(fā)了財務軟件，實現(xiàn)了各物業(yè)小區(qū)網(wǎng)上流轉財務憑證的功能。公司還與建設銀行聯(lián)手，作為建設銀行的網(wǎng)上銀行試點公司，減少了現(xiàn)金來往，加強了財務上的控制。

公司的外部信息服務平臺包括維修、投訴、家政服務等，目標是服務于業(yè)主、政府、各物業(yè)管理公司等?？蛻舴罩行陌ê艚兄行?、服務數(shù)據(jù)中心、資源配置中心和電子信息網(wǎng)絡。信息服務平臺的功能主要體現(xiàn)在：業(yè)主通過呼叫中心、把需要服務內(nèi)容的信息傳遞給相關專業(yè)服務隊伍及部門；居民通過網(wǎng)絡平臺查詢服務信息、服務標準、收費標準；通過網(wǎng)絡平臺填寫各類需要的服務表單等等事項；小區(qū)管理處通過客戶服務中心把關于事件的情況反饋給平臺，以便客戶服務中心進行回訪和服務信息的集中管理；政府相關部門可以通過信息中心向各小區(qū)及相關物業(yè)管理公司傳輸文件，便于對小區(qū)、行業(yè)進行規(guī)范管理。

通過上述案例我們可以看到，信息化對于物業(yè)企業(yè)的作用可謂是意義重大，總結來說主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

首先，提升了企業(yè)競爭力。在物業(yè)管理行業(yè)，信息技術的使用已經(jīng)能夠使企業(yè)改變內(nèi)部的競爭基礎，主要體現(xiàn)在企業(yè)用信息技術降低成本結構，獲得了成本優(yōu)勢；又提高了企業(yè)提供的產(chǎn)品和服務，獲得了服務差別優(yōu)勢。

其次，提高了企業(yè)服務水平。隨著新《物權法》的頒布實施，業(yè)主對物業(yè)服務的要求越來越高，物業(yè)企業(yè)面臨從未有過的全新挑戰(zhàn)。物業(yè)管理企業(yè)做的主要的事情就是為客戶提供全方位的服務。今天，物業(yè)管理企業(yè)為客戶的服務已不是單純的物業(yè)服務范疇，它還包括為客戶提供完美服務。因此為了適應市場的發(fā)展，物業(yè)企業(yè)的內(nèi)部深化改革都在緊張進行，信息化系統(tǒng)可以驅動并加速物業(yè)企業(yè)內(nèi)部改革進程，提供系統(tǒng)平臺幫助物業(yè)企業(yè)打造一站式服務平臺，大幅度提高業(yè)主對物業(yè)服務的滿意度，加快物業(yè)企業(yè)從傳統(tǒng)的被動式服務轉向主動式服務。

再次，基于管理層面，幫助企業(yè)做到集中管控，及時有效地了解、管理及監(jiān)控跨區(qū)域公司的日常工作情況、人員配置情況和財務收支情況，有效解決空間差異問題上所帶來時間瓶頸，管理層可以在第一時間準確地掌握各個區(qū)域公司的運轉情況，各個區(qū)域公司也可以在第一時間向總部匯報工作。實現(xiàn)了流程驅動，有效提高物業(yè)企業(yè)內(nèi)部各個分公司、各個部門及各個崗位的執(zhí)行力，實現(xiàn)業(yè)務管理和行政辦公管理的規(guī)范化管理、流程化管理，讓各個崗位上的人員，都能依靠計算機輔助管理手段成為物業(yè)企業(yè)這個大齒輪組內(nèi)的小齒輪，讓大家，都能按照公司制定的業(yè)務方向、業(yè)務流程去有效的工作，從而實現(xiàn)物業(yè)企業(yè)下屬崗位的相互督促、相互提醒、相互制約，同時，提高行政辦公效率、提高業(yè)務數(shù)據(jù)核算的準確性、快速形成決策層、管理層所需要的關鍵業(yè)務數(shù)據(jù)，輔助領導決策。

第四，品牌建設。物業(yè)企業(yè)的品牌建設是依靠企業(yè)內(nèi)部長期日積月累的勞動結晶，信息化系統(tǒng)可以在日常工作中有效地積累知識，并使各個相關崗位人員自身提高學習能力，為企業(yè)發(fā)展擴張時提供管理模式及能力的復制，加強物業(yè)企業(yè)在行業(yè)中的營銷能力、競爭力及思考力，從而在物業(yè)行業(yè)中擴大影響力和領導力，樹立自身品牌。

第五，效益為先。從微觀上講信息化為物業(yè)企業(yè)帶來最直接的效益就是人力成本、物料成本、設備維護成本的大幅度下降；從宏觀上講信息化使得物業(yè)企業(yè)的管理更加標準化，減少因人而議的情況，有效加強法制管理，削弱人制管理帶來的問題，提高整個物業(yè)企業(yè)的執(zhí)行力，增強企業(yè)的生命力。

有針對性實施信息化

信息化建設說起來容易做起來難，對于資金、人力成本等相對較低的中小型物業(yè)企業(yè)而言，信息化建設必須有針對性，通過需求分析制定出企業(yè)信息化建設總體規(guī)劃，并按照這個規(guī)劃一步步地實施下去，只有這樣才能最終通過信息化手段幫助企業(yè)提升競爭力。

對于中小型物業(yè)企業(yè)來說，實施信息化首先要建立健全物業(yè)管理企業(yè)信息化的規(guī)范和標準。在物業(yè)管理企業(yè)信息化過程中，企業(yè)普遍感覺到缺少像其他行業(yè)具有應用面較廣的信息化管理平臺，存在著服務體系不完備，不能包括現(xiàn)有的服務內(nèi)容，信息化標準不統(tǒng)一，造成信息資源共享程度低，軟件網(wǎng)絡開發(fā)和信息服務明顯滯后，信息安全體系缺乏保障等弊病，信息化建設還不能適應物業(yè)管理企業(yè)現(xiàn)有發(fā)展水平的要求。這樣，如何建立健全規(guī)范的物業(yè)管理企業(yè)信息化標準擺在了物業(yè)管理公司的面前。

其次，大力培養(yǎng)物業(yè)管理信息化人才。實現(xiàn)物業(yè)管理企業(yè)信息化，不僅需要領導的支持，有政策法規(guī)和標準作為保障，在這里，既懂物業(yè)管理又懂信息技術的人才是企業(yè)信息化的關鍵，是企業(yè)大力推行信息化的基礎。如果沒有物業(yè)管理信息化人才作為支撐，僅僅先進的設備和理念是不能實施成功的物業(yè)管理信息化改革的。

再次，加強物業(yè)管理企業(yè)高層管理人員對企業(yè)信息化的重視。物業(yè)管理企業(yè)作為一個人力密集型企業(yè)，高層管理人員易將精力放在節(jié)約人力成本，減少支出上，認為企業(yè)信息化對企業(yè)發(fā)展不能起到很大的推動作用。只有高層管理人員認識到信息化的重要性，給予人力、物力和財力的支持，才能成功的將信息化運用到企業(yè)的各個層面中，發(fā)揮其作用，推動企業(yè)的發(fā)展。

最后，也是最為具體的一步，基于各個部門，制定企業(yè)信息化管理流程。比如先實現(xiàn)財務收費的計算機化。在物業(yè)企業(yè)日常的財務收費工作上，計算費用、手工開票收費、收費統(tǒng)計、欠費催交等工作量較大，而且容易出錯。而通過計算機管理，則可以實現(xiàn)計算費用簡單快捷、直接打單收費、日常須用的收費統(tǒng)計報表自動生成、欠費資料一目了然，可以減輕財務人員較大的工作負荷。再實現(xiàn)財務收費的真正信息化。隨著物業(yè)企業(yè)管理的規(guī)模越來越大，物業(yè)企業(yè)的財務收費逐步要求能保證清晰、準確、及時、可控，用手工操作和簡單的計算機管理已經(jīng)達不到管理需求了，主要表現(xiàn)在既要解決計算費用、打單收費、收費統(tǒng)計、欠費催交等煩重的工作問題，又要解決物業(yè)企業(yè)在業(yè)績考評、總部監(jiān)控等環(huán)節(jié)上管理需求，在銀行托收、欠款統(tǒng)計、催交、應收實收的對比分析、收費率的綜合統(tǒng)計分析等方面均要求全面信息化。最終實現(xiàn)物業(yè)管理各方面工作的基本信息化。物業(yè)企業(yè)隨著財務收費實現(xiàn)信息化管理后，勢必要求在各項專業(yè)管理工作上達到信息化管理的標準。

信息化對于物業(yè)企業(yè)的作用

1、提升企業(yè)競爭力

2、提高企業(yè)服務水平

3、幫助企業(yè)做到集中管控、實現(xiàn)流程驅動

4、促進品牌建設

5、效益為先

中小型物業(yè)企業(yè)實施信息化步驟

1、建立健全物業(yè)管理企業(yè)信息化的規(guī)范和標準

2、大力培養(yǎng)物業(yè)管理信息化人才

3、加強物業(yè)管理企業(yè)高層管理人員對企業(yè)信息化的重視

4、基于各個部門，制定企業(yè)信息化管理流程